Lei 8.159/91 | Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados (Comentada)

LEI Nº 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991.

Regulamento Vide Decreto nº 4.553, de 27.12.02

Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.

Esta lei é regulamentada pelo Decreto nº 4.073/2002.
Já o Decreto nº 4.553, de 27.12.02, foi revogado pelo Decreto nº 7.845, de 2012.

"Art. 60. Ficam revogados:

I - o Decreto no 4.553, de 27 de dezembro de 2002; e
II - o Decreto no 5.301, de 9 de dezembro de 2004."

        O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei:

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º - É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

Em arquivologia, o termo arquivo pode assumir 4 (quatro) diferentes acepções (significados), segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, além do conceito disposto nesta Lei, sendo a primeira mais recorrente em provas de concursos públicos, abaixo transcritos.

arquivo

1 Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte.
2 Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e o acesso documentos.
3 Instalações onde funcionam arquivos.
4 Móvel destinado à guarda de documentos.

Ademais, deve-se entender o significado dos termos, "suporte da informação" e "natureza dos documentos", que são classificações de documentos, dentre as diversas existentes.

Classificação dos documentos quanto a:

Suporte da informação:

• Papel;
• Disco magnético;
• Disco óptico (CD);
• Película fotográfica;
• Filme;
• Fita magnética.

Natureza dos documentos:

• Especial ^[1];
• Especializado ^[2].

^[1] Documento especial
Documento em linguagem não-textual, em suporte não convencional, ou, no caso de papel, formato e dimensões excepcionais, que exige procedimentos específicos para seu processamento técnico, guarda e preservação, e cujo acesso depende, na maioria das vezes, de intermediação tecnológica.

^[2] Arquivo especializado
Arquivo cujo acervo tem uma ou mais características comuns, como natureza, função ou atividade da entidade produtora, tipo, conteúdo, suporte ou data dos documentos, entre outras.

Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Em seu art. 3º, a Lei 8.159/91 (também conhecida como Lei dos Arquivos) considera o mesmo conceito existente no Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística para gestão de documentos (conhecido como administração de documentos), acrescido apenas do trecho “para guarda permanente”.

gestão de documentos

1 Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação^[1], uso, avaliação^[2] e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento. Também chamado administração de documentos.

^[1]tramitação
Curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa. Também chamado movimentação ou trâmite.
^[2]avaliação
Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos.

Ainda segundo Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos, a gestão arquivística de documentos compreende:

• definição da política arquivística.
• designação de responsabilidades.
• planejamento do programa de gestão.
• implantação do programa de gestão.

Art. 4º - Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.

Art. 5º - A Administração Pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma desta Lei.

franquear

Pôr à disposição de; permitir, conceder, autorizar: franquear o ingresso. dicio.com.br

Art. 6º - Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da violação do sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa.

CAPÍTULO II
DOS ARQUIVOS PÚBLICOS
Art. 7º - Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.

§ 1º - São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.

Com relação à Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados, julgue o item subsecutivo.

Os documentos públicos incluem os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público e por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.

CERTO.
A assertiva aborda o conceito existente no §1º, Art. 7º, desta Lei na literalidade.
CESPE | 2015 | FUB

A respeito de legislação, princípios e conceitos arquivísticos, julgue o item a seguir.

Conjuntos de documentos acumulados por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos são considerados documentos privados.

ERRADO.
São considerados arquivos públicos, segundo § 1º, Art.7º, Lei nº 8.159/91.
CESPE | 2018 | MPE-PI

§ 2º - A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora.

Art. 8º - Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes.

Neste ponto, faz-se necessário apresentar a teoria das três idades (ciclo de vida ou ciclo vital dos arquivos). Essa teoria está relacionada ao estágio de evolução dos arquivos, teoria bastante recorrente em provas de concursos. Segundo a qual, os arquivos podem passar por três estágios: (i) corrente - 1ª idade, (ii) intermediário - 2ª idade - e (iii) permanente - 3ª idade. A frequência de uso do arquivo pelas unidades produtoras é que define o estágio em que o documento se encontra, bem como o seu valor primário ou secundário.

Vejamos a seguir os conceitos apresentados pelo Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística para os arquivos correntes, intermediários e permanentes.

arquivo corrente

Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas consultas freqüentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração.

arquivo intermediário

1 Conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco freqüente, que aguarda destinação.

arquivo permanente

1 Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor.

O ciclo vital dos documentos corresponde ao trajeto da documentação que passa por sucessivas fases, desde a sua produção à guarda permanente ou eliminação.

TEORIA DAS TRÊS IDADES
(ESTÁGIOS DE EVOLUÇÃO DOS ARQUIVOS)

FASE CORRENTE
1ª idade
• Valor primário/administrativo
• Armazenado no setor ou próximo a ele
• Consultas frequentes pela unidade produtora
• Pode ser eliminado
↓
FASE INTERMEDIÁRIA
2ª idade

• Valor primário/administrativo
• Localizado em locais mais distantes, com custo mais baixo
• Otimiza espaço dos setores
• Pouca frequência de uso (menos utilizado)
• Pré-arquivo
• Pode ser eliminado
↓
FASE PERMANENTE
3ª idade
• Valor secundário ou histórico
• Já possuíram valor administrativo
• Não pode ser eliminado
• Disponibilizado para consulta interna/externa e não depende de autorização da área acumuladora

De acordo com a Lei n.º 8.159/1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências, julgue o item que se segue.

O trajeto da documentação, que inclui sua tramitação até sua destruição ou destinação à guarda permanente, de acordo com suas funções, corresponde ao ciclo vital do documento.

CERTO.
CESPE | 2018 | IPHAN

A eliminação de um documento público só será permitida se ele tiver em um arquivo intermediário e se a sua eliminação tiver sido aprovada por alguma esfera pública.

Comentário: Observe que os arquivos correntes e intermediários tem valor primário ou administrativos (legais e fiscais), que diferenciam-se pela frequência de uso para a entidade produtora.  Os arquivos de uso corrente ou intermediário podem ser: (i) eliminados ou (ii) recolhidos para sua guarda permanente, neste último caso, quando passam para a 3ª fase do ciclo vital, tornam-se arquivos permanentes com valor secundário ou hitórico e não podem ser eliminados.
ERRADO.
CESPE | 2018 | IPHAN

Acerca da tabela de temporalidade, julgue o item seguinte.

São duas as possíveis destinações dos documentos: a guarda permanente ou a eliminação.

CERTO.
CESPE | 2018 | EMAP

valor primário

Valor atribuído a documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais.

valor secundário

Valor atribuído a um documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora e outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido.

Documento arquivístico é um conjunto de dados estruturados, apresentados em uma forma fixa, representando um conteúdo estável, produzido ou recebido por pessoa física ou jurídica (pública ou privada), no exercício de uma atividade, em observância aos requisitos normativos da atividade à qual esteja relacionado, e preservado como evidência da realização dessa atividade. Vanderlei Batista dos Santos. A arquivística como disciplina científica: princípios, objetivos e objetos. Salvador: Bravos, 2015 (com adaptações).

A partir do fragmento de texto apresentado, julgue o item a seguir, acerca de noções de arquivística.
Em geral, documentos arquivísticos são reflexos de atividades administrativas, legais ou fiscais.

CERTO.
CESPE | 2018 | IPHAN.

Os documentos públicos identificados nesta Lei seguem a teoria das três idades ou ciclo vital dos documentos, apresentada junto com os conceitos do Dicionário de Terminologia Arquivística.

§ 1º - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas freqüentes.

§ 2º - Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

§ 3º - Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

Art. 9º - A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência.

Art. 10º - Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.

imprescritibilidade

Princípio pelo qual é assegurado ao Estado o direito sobre os arquivos públicos(1), sem limitação de tempo, por serem estes considerados bens públicos inalienáveis.

inalienabilidade

Princípio pelo qual é impedida a alienação de arquivos públicos(1) a terceiros.

CAPÍTULO III
DOS ARQUIVOS PRIVADOSArt. 11 - Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades. Regulamento
Art. 12 - Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional. Regulamento
Art. 13 - Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior. Regulamento
Parágrafo único - Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá preferência na aquisição.
Art. 14 - O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse público e social poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor. Regulamento
Art. 15 - Os arquivos privados identificados como de interesse público e social poderão ser depositados a título revogável, ou doados a instituições arquivísticas públicas. Regulamento
Art. 16 - Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência do Código Civil ficam identificados como de interesse público e social. Regulamento
CAPÍTULO IV
DA ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE INSTITUIÇÕES ARQUIVÍSTICAS PÚBLICASArt. 17 - A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.
§ 1º - São Arquivos Federais o Arquivo Nacional os do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judiciário. São considerados, também, do Poder Executivo os arquivos do Ministério da Marinha, do Ministério das Relações Exteriores, do Ministério do Exército e do Ministério da Aeronáutica.
§ 2º - São Arquivos Estaduais os arquivos do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário.
§ 3º - São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário.
§ 4º - São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo.
§ 5º - Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de acordo com sua estrutura político-jurídica.
Art. 18 - Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos.
Parágrafo único - Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo Nacional poderá criar unidades regionais.
Art. 19 - Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício das suas funções, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.
Art. 20 - Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções, tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.
Art. 21 - Legislação estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituição Federal e nesta Lei.

CAPÍTULO V
DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS
Art. 22 - É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públicos. (Revogado pela Lei nº 12.527, de 2011)
Art - 23. Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na classificação dos documentos por eles produzidos. Regulamento (Revogado pela Lei nº 12.527, de 2011)
§ 1º - Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas são originariamente sigilosos.
(Revogado pela Lei nº 12.527, de 2011)
§ 2º - O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e do Estado será restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produção, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma única vez, por igual período.
(Revogado pela Lei nº 12.527, de 2011)
§ 3º - O acesso aos documentos sigilosos referente à honra e à imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produção.(Revogado pela Lei nº 12.527, de 2011)
Art. 24 - Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte.(Revogado pela Lei nº 12.527, de 2011)
Parágrafo único - Nenhuma norma de organização administrativa será interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.(Revogado pela Lei nº 12.527, de 2011)

DISPOSIÇÕES FINAISArt. 25 - Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social.
Art. 26 - Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que definirá a política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos (Sinar).
§ 1º - O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituições arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas.
§ 2º - A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo serão estabelecidos em regulamento.
Art. 27 - Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 28 - Revogam-se as disposições em contrário.
Brasília, 8 de janeiro de 1991; 170º da Independência e 103º da República.

FERNANDO COLLOR
Jarbas Passarinho

Este texto não substitui o publicado no DOU de 9.1.1991 e retificado em 28.1.1991